Define la política de viaje de tu empresa

Año a año, las partidas dedicadas a los gastos de viaje de la empresa seguramente vayan en aumento. Por una parte serán un indicador de la buena salud económica de la empresa, y por otra una necesidad de crecimiento evidente que llevará a movilizar cada a vez a un mayor número de personas y distancias mayores.

Así pues,

“desde un proyecto embrionario fruto de la emprendeduría de una o varias personas hasta consolidar una pyme se deberá acudir a un mayor número de visitas comerciales, a más ferias, conferencias y demás eventos del sector”

Y llegará un día en que la empresa se pregunte: ¿Cuál es el ROI de mis viajes de empresa? ¿Tengo unos gastos de viaje justificables? ¿Qué comercial economiza más sus desplazamientos? ¿Qué empleado cierra más tratos en sus viajes y hace más productiva la inversión?

roi de viajes de empresa Estas son solo unas pocas preguntas determinantes para toda empresa, especialmente las más pequeñas, por su valor analítico de primera mano y su vínculo directo con los resultados de la empresa tanto en el presente como en el largo plazo. Los recursos en pymes o micropymes son a menudo limitados, y acudir a una feria del sector B2B puede requerir de una reorganización de presupuestos y un análisis minucioso de los gastos directos e indirectos que el desplazamiento, estancia y material de soporte y gráfico necesario pueden acarrear.

Por todo ello, además de intentar cerrar tratos favorables para la empresa en las reuniones comerciales o los viajes que la empresa haga, uno de sus objetivos primordiales debería ser la optimización del ROI asociado a los gastos de viaje. De las preguntas que hemos avanzado antes, y de otras muchas que el empresario se planteará en base a la idiosincrasia de la empresa o las peculiaridades del propio sector, se empezará a dibujar el marco sobre el que optimizar esta partida. Las conclusiones extraídas deben marcar la pauta de la política de viajes que se implantará en la empresa y que será extensible para todos los empleados cuyas funciones laborales requieran en algún momento el desplazamiento o viaje a otros emplazamientos dentro o fuera del territorio nacional. Qué gastos puede justificar el trabajador, qué límites hay en el gasto asociado a conceptos que sí puede recuperar de la empresa, en qué momento se le devolverá al empleado el dinero avanzado, si habrá o no un anticipo para que el trabajador no adelante todos los gastos…

Definiendo una política de viajes de empresa y la forma en que los empleados se interrelacionan con estos gastos se podrá poner la primera piedra para el control y optimización de estas partidas, que a largo plazo pueden (y deben) ser una parte representativa de los gastos recurrentes anuales de la empresa.

Piensas exportar pero no sabes cómo hacer, lee este artículo

La decisión de abrir una empresa o marca a la exportación es una de las decisiones más complicadas que un empresario debe tomar por la gran inversión de tiempo y capital que seguramente requerirá.

Exportar puede ser barato, no hay duda. Si se dispone de un e-commerce y los productos que se venden son de uso internacionalización de la empresaglobal, se puede ampliar la venta a otros territorios asumiendo el incremento de costes de envío que ello supone.

Ahora bien, aplicar una estrategia independiente a cada país es esencial para alcanzar el éxito en todo proyecto, ya sea una pyme o una empresa mayor. No se debe olvidar que el mercado al que se quiera acceder seguramente ya tendrá unos patrones, unos jugadores y una tendencia propia. Romper con ello y entrar en esa rueda es un proceso complicado que requiere de un análisis minucioso y acertado. Por otra parte están los temas legales, de transporte o arancelarios. Cada país tiene sus peculiaridades y demás aspectos legales que hay que entender en su totalidad para no incurrir en errores graves, por lo que contratar a una agencia experta o asociarse con un partner del país de destino puede ser una idea interesante de valorar. Aprender a exportar requiere muchas horas de estudio y de la compenetración de varias personas y departamentos.

Una vez el análisis de mercado previo se ha realizado, habrá que decidir la forma en que se va a exportar y, en base a ello, el tipo de productos que se incluirán en el proyecto.

Si se va a vender bajo marca propia seguramente haya una mayor libertad de decisión sobre cómo y qué exportar, pues la empresa será la encargada de escoger de forma individualizada todos los productos que crean que pueden ser más atractivos para cada mercado o segmento objetivo.

Si por el contrario se adopta la forma de una marca blanca, los productos serán genéricos y será la línea básica la que seguramente acabe siendo objeto de exportación para que otras empresas pongan su etiqueta. Esto es especialmente relevante si la empresa no estaba orientada previamente a este tipo de producción en otros países, pues representará un cambio en la forma de entender la forma en que se fabrica o suministra cualquier producto.

Si la empresa opta por asociarse con un distribuidor que haga la intermediación y la fuerza comercial en el país de destino, probablemente sea el propio distribuidor quien tenga mayor peso a la hora de decidir qué productos exportar en base a su experiencia y a las posibilidades de éxito que vea en cada uno de ellos.

En resumen, vemos que el cómo exportar acaba siendo determinante en el tipo de productos que se venderán en el extranjero, y que definirán a su vez la estrategia a seguir en cada caso.

Herramientas para tu empresa: diagramas de Gantt

Cualquier herramienta de gestión de proyectos está orientada a la mejora de la productividad de la persona o empleado que la lleve a cabo. Y es que no necesariamente se puede llevar a cabo una gestión de proyectos orientados al mundo laboral, muchas personas tienen interiorizadas herramientas como el GTD (Getting Things Done) sobre la que cimientan sus quehaceres rutinarios. En el mundo laboral, y especialmente para la gestión de proyectos complejos o que interrelacionan varios equipos de diagrama gantttrabajo o proveedores, el Diagrama de Gantt es una solución eficiente para organizar todo el proceso. Esta herramienta permite segmentar en pequeñas tareas cualquier proyecto empresarial, y a través de esta segmentación marcar presupuestos, tiempos y personal involucrado o responsable. El Diagrama de Gantt como herramienta empresarial permite a su vez detectar errores, desviaciones respecto a los presupuestos o tiempos aprobados y, a fin de cuentas, cuellos de botella que estén provocando ineficiencias en la empresa. ¿Qué es un cuello de botella? Este término se usa para definir aquellos procesos que actúan como un freno al resto de la producción o desarrollo de la actividad. Si necesitamos 1 día para empaquetar los pedidos cuando el resto del personal ya está preparado y esperando para la entrega, estaríamos incurriendo en un cuello de botella que ralentiza todo el proceso. A través de un Diagrama de Gantt se puede visualizar muy fácilmente este tipo de lapsos de tiempo que generan un parón en el trabajo de uno o varios equipos de trabajo que podrían estar empleándose en seguir con el proyecto pero que deben esperar a que se realice un paso previo sobre el que no tienen control. ¿Qué hacer cuando se detecta un cuello de botella? Evidentemente, la empresa deberá focalizar la mayoría de sus esfuerzos de optimización de tiempos o calidad del proceso en la tarea que esté provocando una demora o retraso. Y es que mejorar una fase que ralentiza al resto acabará por repercutir positivamente en los números globales de la empresa. Si una fábrica tiene capacidad para producir 100 botellas al día, pero el embotellado solo permite finalizar 50 al día, se estará reduciendo en 50 unidades la capacidad total de la fábrica, por lo que su capacidad de producción real no serán 100 pese a que esté preparada para ello, sino 50. Con este simple ejemplo evidenciamos que optimizando el proceso de embotellado se puede llegar a multiplicar por dos la producción diaria, y por consiguiente la facturación asociada si la demanda tiene un valor igual o superior a la capacidad de la fábrica.

¿Cómo detectar ineficiencias con un Diagrama de Gantt? En la visualización está el verdadero poder de esta herramienta. Para el caso anterior, podríamos pensar que embotellar 50 unidades al día podría estar bien, pero si con un vistazo descubrimos que por ello tenemos unos costes fijos asociados, un coste de oportunidad, una derrama en sueldos no productivos, una pérdida de ingresos asociados a la venta potencial o un exceso de empleados esperando… en tal caso sí que se deberán tomar medidas para optimizar esa fase crítica del proceso. Os dejo una guía gratuita sobre la utilidad y aplicaciones del Diagrama de Gantt para que podáis profundizar más en el asunto si os interesa. El Diagrama de Gantt permite poner en relieve los puntos críticos de mejora, pues al final serán los que marquen el éxito o capacidad de la totalidad de la empresa.

Haz crecer tu empresa familiar

Empresa familiar e internacionalización son conceptos que no acaban de ir todo lo unidos que podrían. A veces por la mentalidad local/regional del empresario familiar y otras veces por las complicaciones asociadas a la exportación para ciertos sectores, pero lo cierto es que el potencial existe, y está ahí para aprovecharse. internacionalizacion empresa familiar “Nadie quiere que la empresa familiar desaparezca o acabe reducida a reductos más en la línea de lo folklórico que de lo comercial” Es por ello que la internacionalización en la empresa familiar debería ser una vía alternativa a valorar a partir de cierta capacidad de producción. Asociamos –y con razón- empresa familiar con proximidad, calidad y detalle. ¿Por qué no traspasar esos valores a otras ciudades o países? Esa debería ser la reflexión que diera pie a valorar seriamente la posibilidad de abarcar el ámbito internacional sin olvidar por ello la clientela habitual del barrio que sustenta los números mensuales de la empresa familiar.

Abrirse al mercado exterior no es una decisión simple, puesto que tiene adheridos una serie de costes importantes que deben detallarse minuciosamente para obtener un plan comercial representativo y fidedigno. Existen en muchos países barreras culturales que deben analizarse para no caer en el error de pensar que cualquier producto, si es bueno y funciona bien en un territorio, también lo hará en otro. “El cliente está por encima de la empresa, y es por ello que el producto que se le ofrezca debe ir en consonancia a sus preferencias culturales y no a las de la empresa que se lo ofrece” De otro modo, la empresa tendrá el mismo producto en otros países, pero muy a su pesar tendrá unas ventas muy dispares. Otro aspecto a estudiar es la forma en que se venderán los productos de la empresa familiar en el extranjero. Toda internacionalización lleva consigo una reflexión acerca del canal de distribución o la propia marca bajo la que se venderán los productos. No será lo mismo vender la fórmula a modo de marca blanca, establecer una pequeña franquicia o bien pactar con algunos distribuidores para que vendan a comisión una marca 100% propia. Finalmente, habrá que valorar con detenimiento también qué países son más adecuados para la internacionalización de la empresa familiar. Tal vez los países cercanos tengan unos costes de transporte menores, pero podría darse el caso que tuvieran un componente cultural o unos hábitos que difirieran mucho de la región de origen, con lo que complicarían el éxito de la política de exportación. Es por ello que habría que identificar qué zonas, regiones o países tienen una psicología de compra similar y empezar a valorar la exportación a través de estos mercados por el hecho de conocer mejor el terreno en que se mueven los gustos de los consumidores potenciales. Recientemente leí una guía muy útil de una escuela de negocios donde explica la forma de conquistar mercados globales. Y además es gratuita. Los valores de la empresa familiar son claros y diferenciales, la forma de adecuarlos a un modelo exportador será la clave del éxito de todo proceso de internacionalización, pero retos más complicados han sobrellevado este tipo de empresas.

Motiva a tus empleados

El plano motivacional es uno de los más importantes en la gestión de personas dentro de una organización. En parte es una tarea del departamento de recursos humanos, pero por otro lado estas personas deben estar en sintonía, contacto y feedback constante con los directivos y responsables directos de cada equipo de trabajo. Esta es, a fin de cuentas, la forma más efectiva de optimizar tanto los objetivos y retos para los empleados a título individual y grupal, como las recompensas y retribuciones asociadas a cada uno de ellos. Y aquí viene la gran pregunta: ¿Qué tipo de recompensas prefieren los trabajadores? ¿Cómo puede influir en la gestión de equipos de trabajo? Motivación económica VS Motivación no económica Si bien la única recompensa necesaria para poder vivir es la monetaria, existen otro tipo de motivaciones mucho más potentes en lo que hace referencia a la satisfacción laboral y la alineación de los valores corporativos con los empleados. Así, hasta un cierto nivel de renta (contando fijo y variable), el empleado preferirá el dinero a otro tipo de retribuciones puesto que lo necesita para seguir mejorando su vida personal y familiar. Ahora bien, una vez las necesidades básicas están cubiertas y llegar a final de mes no es una aventura desmesurada, la empresa tiene la posibilidad de segmentar a sus empleados por gustos, aspiraciones y otro tipo de motivaciones de carácter personal. Habrá quienes sientan verdadera pasión por el fútbol, otros que son unos enamorados del teatro, otros del arte, o de la lectura, o de la moda, o de viajar… cada persona tendrá gustos y preferencias distintas, y saber identificar estas pasiones y hobbies dentro de una política de retribuciones variables puede ser todavía hoy un verdadero punto de diferenciación respecto a los planes de la competencia. Y es que conseguir que los empleados hablen bien de la empresa puede acabar comportando una imagen y calidad como empresa que difícilmente se consiga a través de los medios de pago y promocionales habituales.

 

Gestionar equipos es gestionar personas, y por ello entender sus motivaciones. Es posible que un viaje y la entrada para ver una eliminatoria de fútbol del equipo preferido de uno de los trabajadores cueste entre 200 y 300€. Es posible, por otra parte, que el plus o bonus que se tiene presupuestado sea de 500€. Así pues, no todo se reduce a dinero sino a entender qué valor le atribuirá el empleado a esa recompensa. Con el viaje a ver el partido de fútbol la empresa se ahorra 200€ y, además, el empleado será mucho más feliz en su trabajo y en la empresa viendo que ésta se ha tomado la molestia de adaptar la recompensa por su trabajo a sus hobbies. Ahora bien, marcar unos objetivos alcanzables, medibles y razonables es primordial para el éxito de cualquier política de incentivos. Y es que un objetivo deja de serlo en el momento que no se puede medir o que no se puede alcanzar. ¿Sigue tu empresa un modelo bien ajustado de retribución variable para las recompensas laborales?

Organiza tus datos con ETL

¿Qué información estás gestionando? ¿Cuál de ella realmente necesitas? ¿Y cuál vas a necesitar en el corto, medio o incluso largo plazo?

De la respuesta a estas preguntas surge la posible necesidad de actualizar los sistemas de gestión de datos de la empresa y meditar la posibilidad de realizar un proceso ETL que limpie y reoriente la forma de almacenar y tratar la información.

Las siglas ETL responden a Extract (Extracción), Transform (Transformación) y Load (Carga), que son a su vez las fases del proceso que deberán seguir los datos para su carga en una nueva plataforma, herramienta o actualización de la que ya viene utilizándose en la empresa.



A medida que va creciendo la empresa es posible que se quieran integrar varios sistemas en una misma base de datos, de forma que la interpretación de los datos sea homogénea entre plataformas. Este volcado de información difícilmente sea directo, puesto que las formas de captar la información son muy distintas, y su procedencia variada.

La clave de todo proceso ETL es tener claro qué se quiere conseguir y no pasar a realizar cambios en la forma de tratar los datos hasta no asegurar que la nueva información que se va a filtrar responde a todas las necesidades que se tienen y que, además, está preparada para añadir nuevas funcionalidades e información que consideremos clave o relevante para el futuro de la empresa.

Tanto si gestionas Small Data como si ya has dado el salto a la Big Data, la forma de tratar la información dependerá en gran parte al servicio que se le quiera dar al cliente. Más concretamente a la forma en que se detecten puntos de mejora o ineficiencias a lo largo del proceso productivo, comercial o de venta. Y es que no olvidemos que la razón de ser de cualquier idea, proyecto o plataforma en la empresa acabará respondiendo a la necesidad de mejorar la calidad que se le ofrece al cliente, pues de este dependerá la viabilidad global de la empresa.

Pasar por un proceso ETL es una oportunidad de mejorar la calidad de los datos y hacer así una actualización en base al histórico que se ha ido recopilando para asentar las bases de una optimización del servicio que se ofrece y, ante todo, la forma en cómo estos datos van a llegar a la empresa, cómo se segmentarán, filtrarán y posteriormente interpretarán. El cliente es lo primero, y los datos son nuestra mejor herramienta.

Si tienes una empresa, precisas un fiscalista

Manejar una empresa no es una tarea sencilla. Requiere trabajo, esfuerzo y dedicación, pero también un amplio conocimiento para poder gestionar todas las vertientes de la compañía. Es prácticamente imposible que una persona pueda llevar a cabo todas las funciones de la empresa en cuanto a gestión interna y a la vez ofrecer un buen servicio.

Contar con un equipo de asesoría fiscal es fundamental con tal de disponer de un grupo de expertos en la materia encargados de atender los asuntos de leyes, fiscalización, tributos y demás temas ligados al área fiscal. Estas actividades influyen directamente en el desempeño de la labor corporativa y determinan el éxito o fracaso de un negocio.

fiscalista

Los fiscalistas en Barcelona o cualquier otra ciudad con una importante actividad económica, trabajan en su día a día a dar asesoramiento a las empresas independientemente de su tamaño. Entre sus funciones, estos son los 3 motivos básicos por los que tu empresa necesita un equipo de asesores fiscales:

Para realizar una planificación fiscal

Se encargan de realizar la planificación tributaria, o lo que es lo mismo: acciones que permiten maximizar la eficiencia de la inversión y recursos destinados al negocio mediante una disminución de la carga fiscal.

Para gestionar el pago de tributos

La gestión tributaria es una declaración que debe realizarse anual y trimestralmente con relación al IVA. Los fiscalistas en Barcelona se encargan de realizar todo lo concerniente a este trámite para que la empresa continúe funcionando con normalidad y no reciba multas por el incumplimiento de la ley.

Para conocer la legislación vigente

El grupo de expertos se mantiene al día con los cambios y reformas que se realizan a las legislaciones para que los gestores de la empresa se adapten a los nuevos requerimientos y puedan evitar sanciones y penalizaciones por parte de las autoridades.

En definitiva, podríamos resumir la función de los fiscalistas en ayudar a elevar la valoración de la empresa, agilizar los asuntos legales que ayudan a la consolidación del negocio, disminuir el margen de error en trámites tributarios y aumentar la competitividad en el mercado. Cualidades fundamentales que toda empresa necesita hoy en día.