Define la política de viaje de tu empresa

Año a año, las partidas dedicadas a los gastos de viaje de la empresa seguramente vayan en aumento. Por una parte serán un indicador de la buena salud económica de la empresa, y por otra una necesidad de crecimiento evidente que llevará a movilizar cada a vez a un mayor número de personas y distancias mayores.

Así pues,

“desde un proyecto embrionario fruto de la emprendeduría de una o varias personas hasta consolidar una pyme se deberá acudir a un mayor número de visitas comerciales, a más ferias, conferencias y demás eventos del sector”

Y llegará un día en que la empresa se pregunte: ¿Cuál es el ROI de mis viajes de empresa? ¿Tengo unos gastos de viaje justificables? ¿Qué comercial economiza más sus desplazamientos? ¿Qué empleado cierra más tratos en sus viajes y hace más productiva la inversión?

roi de viajes de empresa Estas son solo unas pocas preguntas determinantes para toda empresa, especialmente las más pequeñas, por su valor analítico de primera mano y su vínculo directo con los resultados de la empresa tanto en el presente como en el largo plazo. Los recursos en pymes o micropymes son a menudo limitados, y acudir a una feria del sector B2B puede requerir de una reorganización de presupuestos y un análisis minucioso de los gastos directos e indirectos que el desplazamiento, estancia y material de soporte y gráfico necesario pueden acarrear.

Por todo ello, además de intentar cerrar tratos favorables para la empresa en las reuniones comerciales o los viajes que la empresa haga, uno de sus objetivos primordiales debería ser la optimización del ROI asociado a los gastos de viaje. De las preguntas que hemos avanzado antes, y de otras muchas que el empresario se planteará en base a la idiosincrasia de la empresa o las peculiaridades del propio sector, se empezará a dibujar el marco sobre el que optimizar esta partida. Las conclusiones extraídas deben marcar la pauta de la política de viajes que se implantará en la empresa y que será extensible para todos los empleados cuyas funciones laborales requieran en algún momento el desplazamiento o viaje a otros emplazamientos dentro o fuera del territorio nacional. Qué gastos puede justificar el trabajador, qué límites hay en el gasto asociado a conceptos que sí puede recuperar de la empresa, en qué momento se le devolverá al empleado el dinero avanzado, si habrá o no un anticipo para que el trabajador no adelante todos los gastos…

Definiendo una política de viajes de empresa y la forma en que los empleados se interrelacionan con estos gastos se podrá poner la primera piedra para el control y optimización de estas partidas, que a largo plazo pueden (y deben) ser una parte representativa de los gastos recurrentes anuales de la empresa.