Herramientas para tu empresa: diagramas de Gantt

Cualquier herramienta de gestión de proyectos está orientada a la mejora de la productividad de la persona o empleado que la lleve a cabo. Y es que no necesariamente se puede llevar a cabo una gestión de proyectos orientados al mundo laboral, muchas personas tienen interiorizadas herramientas como el GTD (Getting Things Done) sobre la que cimientan sus quehaceres rutinarios. En el mundo laboral, y especialmente para la gestión de proyectos complejos o que interrelacionan varios equipos de diagrama gantttrabajo o proveedores, el Diagrama de Gantt es una solución eficiente para organizar todo el proceso. Esta herramienta permite segmentar en pequeñas tareas cualquier proyecto empresarial, y a través de esta segmentación marcar presupuestos, tiempos y personal involucrado o responsable. El Diagrama de Gantt como herramienta empresarial permite a su vez detectar errores, desviaciones respecto a los presupuestos o tiempos aprobados y, a fin de cuentas, cuellos de botella que estén provocando ineficiencias en la empresa. ¿Qué es un cuello de botella? Este término se usa para definir aquellos procesos que actúan como un freno al resto de la producción o desarrollo de la actividad. Si necesitamos 1 día para empaquetar los pedidos cuando el resto del personal ya está preparado y esperando para la entrega, estaríamos incurriendo en un cuello de botella que ralentiza todo el proceso. A través de un Diagrama de Gantt se puede visualizar muy fácilmente este tipo de lapsos de tiempo que generan un parón en el trabajo de uno o varios equipos de trabajo que podrían estar empleándose en seguir con el proyecto pero que deben esperar a que se realice un paso previo sobre el que no tienen control. ¿Qué hacer cuando se detecta un cuello de botella? Evidentemente, la empresa deberá focalizar la mayoría de sus esfuerzos de optimización de tiempos o calidad del proceso en la tarea que esté provocando una demora o retraso. Y es que mejorar una fase que ralentiza al resto acabará por repercutir positivamente en los números globales de la empresa. Si una fábrica tiene capacidad para producir 100 botellas al día, pero el embotellado solo permite finalizar 50 al día, se estará reduciendo en 50 unidades la capacidad total de la fábrica, por lo que su capacidad de producción real no serán 100 pese a que esté preparada para ello, sino 50. Con este simple ejemplo evidenciamos que optimizando el proceso de embotellado se puede llegar a multiplicar por dos la producción diaria, y por consiguiente la facturación asociada si la demanda tiene un valor igual o superior a la capacidad de la fábrica.

¿Cómo detectar ineficiencias con un Diagrama de Gantt? En la visualización está el verdadero poder de esta herramienta. Para el caso anterior, podríamos pensar que embotellar 50 unidades al día podría estar bien, pero si con un vistazo descubrimos que por ello tenemos unos costes fijos asociados, un coste de oportunidad, una derrama en sueldos no productivos, una pérdida de ingresos asociados a la venta potencial o un exceso de empleados esperando… en tal caso sí que se deberán tomar medidas para optimizar esa fase crítica del proceso. Os dejo una guía gratuita sobre la utilidad y aplicaciones del Diagrama de Gantt para que podáis profundizar más en el asunto si os interesa. El Diagrama de Gantt permite poner en relieve los puntos críticos de mejora, pues al final serán los que marquen el éxito o capacidad de la totalidad de la empresa.